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基本編6 電話のかけ方


基本編6 電話のかけ方

電話をかける前に
①連絡先、部署、名前の読み仮名を確認します。

②電話を掛ける時間帯にも気をつけましょう。
・始業時間の前後
始業時間前には、緊急の場合以外は電話をかけない。始業直後だと、朝礼や打ち合わせをしている場合もあるので、始業後30分くらいは控える。
・昼休みの時間帯
昼休み直前に電話をすると、相手の休み時間を邪魔することになるので、昼休みの15分くらい前から昼休み時間は控えましょう。
・終業時間が終わってから
会社や業界によりますが、事前に何時くらいまでなら社内にいるか、何時までなら対応可能かなどを聞いておきましょう。相手に残業をさせてしまい迷惑をかけないように気をつけましょう。

③相手が電話に出たら
「株式会社○○の△△です。いつもお世話になっております。」
と、社名と自分の名前を名乗ります。

④TPOに合わせて続けます。
「■■部の▲▲様はいらっしゃいますでしょうか?」
「▲▲様でいらっしゃいますか?」
「~の件ですが、只今お時間を頂いてよろしいでしょうか?」
「~の件でお電話致しました。」
「▼▼様のご紹介で初めてお電話させて頂いております△△と申します。」
・いつ
・どこで
・誰が
・何を
・なぜ(状況)
・どのように
・いくつ
・いくら(金額)
必要な情報をまとめ、簡潔にわかりやすく伝えましょう。

⑤アポイントメントを取るときは
「▲▲様のご都合の良いお日にちとお時間を指定していただければ、こちらからお伺いさせて頂きます。・・・。かしこまりました。それでは、●月●日●時に御社にサンプル商品を持って、お伺い致します。何卒よろしくお願い申し上げます。」
*日時・場所・詳細などは繰り返し、間違えのないように。
都合がわからないと言われた場合は
「さようでしたら、●月●日までにお目にかからせて頂けますと~でございます。その中で▲▲様の候補日を3日ほどあげて頂けますと幸いでございます。」
期限があるとき、こちらが難しい日時は必ず伝えますが、基本的に相手の希望する日時を優先し、強要せずに柔らかくお願いしましょう。

⑥アポイントメントを変更するときは
「申し訳ございません。お約束をしております●日ですが、◎日以降に変更可能でしょうか?サンプル商品が台風の影響で遅れておりまして、申し訳ございません。▲▲様のご都合はいかがでしょうか?」
お詫びの言葉と変更の理由を伝え、変更可能か伺いましょう。
日程の見通しがつかない場合は、
「さようでしたら、来週また改めてご連絡致します。」
*謝罪の電話は長引かせないように、切り替えしも必要です。

電話は顔が見えないので、声で表情や想いを伝えましょう。聞き取り間違えのないように、滑舌よく話しましょう。

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