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基本編5 電話の受け方


基本編5 電話の受け方

社外からの電話
①ペンとメモを用意して、3コール以内に出ます。

「お電話ありがとうございます。株式会社○○の△△でございます。」
午前10時までは
「おはようございます。株式会社・・・・です。」
3コール以上鳴ってから出たときは
「大変お待たせ致しました。株式会社・・・です。」

③相手が名乗ったら
「いつもお世話になっております。」
と、挨拶をしてから要件を聞きます。

④取次の電話の場合は
「お名前を確認させて頂きます。株式会社●●の▲▲様でいらっしゃいますね?担当(問い合わせ先)におつなぎ致しますので、少々お待ちくださいませ。」
もし、電話相手の名前が確認できなかったら
「申し訳ございません。恐れ入りますがもう一度、お名前を確認させていただけますでしょうか?」
相手が名乗らなかった場合は
「恐れ入りますが、御社名とお名前をお伺いしてよろしいでしょうか?」
*必ず相手の名前と要件を復唱するなどして、内容を間違えて取次ぎをしないようにしましょう。内線や直接声をかけて担当者(問い合わせ先)に電話をつなぎます。

⑤不在で取次ができない場合
「申し訳ございません。只今、担当者が外出中です(席を外しております)ので、折り返しのご連絡をさせて頂いてもよろしいでしょうか?▲▲様のご連絡先をお願いいたします。」
帰宅していて取次ができない場合
「申し訳ございません。本日は▽▽はお先に失礼させていただきました。明日、▽▽から▲▲様にご連絡させて頂いてもよろしいでしょうか?ご連絡先と明日のご都合の良い時間帯を教えて下さいますでしょうか?」
*必ず復唱して確認。

⑥誰からどんな内容か確認、連絡先をメモしたら
「▲▲様からのご連絡を▽▽にお伝え致します。その他に何かご用件などございますでしょうか?」
勝手に話をまとめて電話を切らずに、相手の意思を再度確認します。

⑦問題がなければ
「かしこまりました。わたくし、△△が承りました。失礼致します。」
挨拶後、相手が電話を切ったのを確認してからこちらも電話を切ります。

⑧電話の内容をメモしたものを、担当者に渡し、詳細も伝えましょう。
・誰から
・どんな内容で
・掛けなおすための連絡先と時間帯
・電話を受けた時間と受けた人
などを伝えましょう。

社内(内線)からの電話
①ペンとメモを用意して、気づいたらすぐに取ります。

「はい。□□部の△△です。」
自分宛か取次か、内容に合わせてそのまま対応します。
取次の場合は、メモをとり要件を伝えましょう。

携帯電話にかかってきたら
「はい、△△でございます。」
まずは自分の名前を名乗ります。

②話せる状況でなければ、
「今は出先ですので、後程ご連絡させて頂いてよろしいでしょうか?」
と、お断りして電話を切りましょう。

③携帯電話で話すときのマナーも頭に入れておきましょう。
・大声で話さない。社名や個人名や契約内容などの重要事項は、誰が聞いているかわからないので、なるべく伏せて話す。
・公共の場や訪問先では、マナーモード。運転中は携帯電話を使用しない。

④携帯電話の電話帳の登録は、名前と社名が表示されるようにしておきましょう。さらに、個人携帯と会社の電話番号も登録しておくようにしましょう。

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