才色兼備

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基本編7 ビジネスメール


基本編7 ビジネスメール

件名
メールの要件、自分の社名と名前、を記して内容をわかりやすく。

CC、BCC

CC(カーボンコピー)と、BCC(ブラインドカーボンコピー)は、同じ内容のメールを複数の人に送るときに使用します。CCは、受信者全員が受信者アドレスを確認することができ、BCCは、受信者同士のアドレスを確認することができません。
ちなみに、BCC受信者がCC受信者を確認することはできますが、CC受信者がBCC受信者を確認することはできません。

本文

①だれに送っているのか?「社名」。一段下がって、1マス空けて「宛名」。
②書き出しはスペースなど開けずに、左詰め。挨拶と自分の社名と名前を名乗ります。内容に合わせて改行し、一行は35文字以内にするように、文の区切りに合わせて改行しましょう。相手が読みやすいようにします。
③半角カタカナや記号は、文字化けしてしまう可能性があるのでなるべく使用しないようにしましょう。
④文末に署名を必ず入れましょう。会社名、名前、住所、電話番号、メールアドレス、URLなどを表記します。

メールを受け取ったら、必ず返信しましょう。
忙しくて込み入った返事ができないとき、お返事をするのに時間がかかりそうなときは、メールを見たことだけでも返信しましょう。あまり長い時間、返信がないと相手を不安にさせてしまいます。

重要な要件や緊急の場合は、メールだけに頼らない。
メールの良いところは、後に残るので後から確認することができます。その為、言った・言わないの問題や内容の変更などのトラブルを回避することができます。ですが、相手がメールを見たかどうかがわからないので緊急性に欠けます。必要なときは、メールのあとに電話で確認や説明など、コミュニケーションを補いましょう。

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