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基本編12 報告・連絡・相談の仕方


基本編12 報告・連絡・相談の仕方
社会人として、報告・連絡・相談はとても重要です。いわゆる「報・連・相(ほうれんそう)」のルールを覚えておきましょう。まず、報告・連絡・相談とは何のためにするのでしょうか。
報告・連絡・相談の一番の目的は、職場のコミュニケーションを密にし、人間関係を良いものすることで、仕事の上でアイデアを出しやすくしたり、問題解決を早くしたりする事です。的確な報・連・相を行うことで、仕事をスムーズに進めるとともに、ミスやトラブルを防ぐ効果もあります。自己判断やタイミングを逃して報告が遅れてしまう事で、致命的なトラブルに発展する事もあります。「念のために」という気持ちで、些細な事でも報・連・相をしておく事が重要です。
報告の基本

・報告のタイミング
上司に聞かれてから報告をするのではなく、指示事項が完了したら直ちに報告をしましょう。ただし、報告をするタイミングは上司の都合を聞いてから始めましょう。「今、お時間大丈夫でしょうか?」などと断ってから報告を始めると良いでしょう。

・中間報告を挟む
ボリュームの多い仕事など、長引く場合は中間報告が必要になります。途中経過の進捗報告をしましょう。もし、進捗の状況により、約束の期限までにできそうにない場合には、気づいたときにすぐに、上司に報告をし、指示を仰ぎましょう。

・報告は簡潔に
最初に結論を述べましょう。次に経過や分析結果などの順に述べましょう。報告事項が多い場合には、前もって報告事項をまとめてから報告をする習慣をつけましょう。

・マイナスな事ほど早く伝える
仕事でミスした場合などマイナスな事は、素直に間違いを認め、早めに上司に報告をしましょう。仕事が遅れそうな時も同様です。期限直前になって「できません。」と報告するのは一番良くない報告です。良くない事ほど、報告し辛いのは誰でもそうですが、良くない事ほど、早く伝え、指示を仰ぎ早めに対処することが大切です。
連絡の基本

・事実だけを伝える
連絡事項に曖昧な事が含まれていると、相手の読み取りかたにより、違った内容で認識されてしまう恐れがあります。連絡する内容は、簡潔に、事実だけを伝えましょう。

・迅速に連絡する
連絡はできるだけ早く関係者全員に伝えましょう。その際、なるべく直接伝える事が大切です。第三者に伝言を依頼した場合、内容が正しく伝わらなかったり、遅れて伝わったりする可能性があるので注意しましょう。また、連絡する順番も意識しましょう。基本的には、仕事全体を見ている上司から連絡すると良いでしょう。

・関係者全員に伝える
仕事の些細な連絡事項でも、知らなかった事で仕事がギクシャクしたりする可能性があります。些細なことでも、連絡しておいた方がよいと思う人には必ず連絡をしておくことにしましょう。また、連絡ミスのないように、連絡をしなければいけない人の関係者リストを作って連絡をすることをお勧めします。社内の連絡は、仕事です。責任感を持って臨んでください。
相談の基本

・疑問はすぐに相談
仕事をしていて、わからない事や疑問が生まれたらすぐに相談や質問をしましょう。自分の判断で勝手に進めるのは、最も良くない事です。周りの人に迷惑をかける前に、すぐに相談するように心がけましょう。

・相談はまず直属の上司
仕事上の相談をする相手は、まず直属の上司がよいでしょう。仕事内容を一番理解してくれているのが、直属の上司だからです。ただし、女性の場合、女性特有の相談など、男性にしにくい相談もあります。その場合は、年齢の近い女性社員にまず相談してから、男性の上司に相談するのも良いでしょう。

・準備して臨む
相談をする場合にも、自分が何を困っているのが、どのような状況で困っているのかを適切に相談できるように準備してから相談しましょう。相談の意味が伝わらないようでは、意味がありません。また、仕事に関して、自らの意見やアイデアを述べる場合や、仕事の進め方の方法についての意義などの相談は、きちんと内容を詰めてから相談するようにしましょう。

・相談する場所
相談の内容にもよりますが、軽い相談なら、上司のデスクなど、なるべく周りから見える位置で相談をすると良いでしょう。込み入った相談でも、社内の会議室など、仕事の相談はなるべく社内ですることをお勧めします。

報告・連絡・相談はビジネスの基本です。ビジネスマナーの基本をきちんとマスターすることにより、より良い関係が築け、ビジネスが円滑に進むことを期待しています。

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