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中級編4 訪問のマナー


中級編4 訪問のマナー
取引先やお客様を訪問する際のマナーを確認しておきましょう。

準備
1.先方のアポイントをとりましょう。
アポイントを取る際には、
・訪問の用件
・訪問人数と時間
・訪問日時の希望
・時間が合わなかった時の代替日
を伝えましょう。
2.訪問先への行き方や所要時間などを調べましょう。
3.訪問時に使う資料や書類を準備しましょう。

到着
1.到着は必ず5分前に。
遅刻するのはもってのほかですが、あまり早すぎるのも良くありません。約束の5分ほど前に訪問するのが良いでしょう。万が一、遅れてしまう場合は、必ず事前に一報をいれましょう。
2.防寒着は脱いでおく。
コートやマフラーを着用している場合は、受付の前に着脱し、腕にかけておきましょう。

受付
受付での取り次ぎでは、会社名・氏名・訪問相手・用件・約束の有無をはっきりと告げ、取り次ぎをしてもらいます。会社によっては来客者名簿に記入したり、入館バッチなどを渡されたりする事がありますので、受付の指示に従いましょう。
取り次いでもらっている間は、近くのソファーなど受付の近くで待機します。

案内~挨拶
1.応接室に案内されたら、下座に座って待ちます。先方にすすめられた場合は、上座に移動するようにしましょう。
2.訪問する相手が来たら、立って「貴重な時間を頂きありがとうございました。」などと言って、挨拶をしましょう。初対面の時はこの時に名刺交換をします。
3.「本日は○○の件で参りました。」と用向きを伝えてから本題にはいりましょう。話はダラダラしないように簡潔に。

手土産
年始回りや契約のお礼などで手土産を渡すタイミングは、担当者がイスに座る前か、座った直後が良いでしょう。紙袋に入れて持参し、渡す時は紙袋から出して渡すのがマナーです。先に応接室に通され、待ち時間がある場合は、その間に紙袋から出し、ソファーの上か、テーブルの下座に置いておくのがよいでしょう。
差し出す時は、相手に正面を向けて差し出し、「心ばかりのものですが」「ほんの気持ちですが、よろしければ、皆様でお召し上がりください」といった言葉を添えましょう。なお、持参した紙袋は必要がなければ、畳んで持ち帰ります。


訪問する際には、相手が誘導してくれる場合が多いので、適当になりがちです。
訪問のマナーに気をつけ、会社の顔として訪問している事を忘れずにしましょう。

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